Ferramentas
Ferramentas de apoio disponibilizadas pelo setor da qualidade
DOC NIX
O que é:
- Gerenciador eletrônico de documentos;
- Software de criação, aprovação e armazenamento de documentos;
- Recurso que facilita o acesso e consulta a documentos.
Está disponível na intranet do HCor para uso interno. Para ter acesso basta clicar no ícone DocNix utilizando o login (medicos@hcor.com.br) e senha (medicos).
Abrirá uma página com permissão para acesso de documentos onde estão descritas rotinas, procedimentos e protocolos de toda a instituição, inclusive da área médica.
Não-conformidade:
- É o não atendimento a um requisito especificado por erro, defeito ou falha.
Onde estão descritos os requisitos especificados?
- Nos documentos das áreas, publicados no DocNix baseados no Manual Internacional de Acreditação Hospitalar.
Alguns exemplos de não-conformidade:
- Erros de medicação;
- Paciente sem pulseira de identificação ou com pulseira errada;
- Descarte de lixo contaminado em lixeiras de lixo comum;
- Falta de prescrição ou prescrição ilegível no prontuário;
- Perda dos pertences de paciente;
- Falta de monitoramento da qualidade da água;
- Atividades praticadas diferentes das atividades descritas em documentos;
- Não usar equipamentos de segurança.
Como se deve agir perante uma não-conformidade?
- Erros de medicação;
- Resolva o problema;
- Registre;
- Realize as ações de tratamento;
- Previna outros problemas;
- Treine a equipe e mantenha informada;
- Encontre ideias de melhoria;
- Verifique a existência de falhas.
Quais são as possíveis fontes de uma não-conformidade?
- Clientes;
- Fornecedores;
- Auditorias internas;
- Auditorias externas;
- Funcionários das áreas operacionais ou administrativas;
- Indicadores.
Ações de tratamento
Ação imediata é a solução dada para corrigir o problema identificado.
Ação Corretiva se toma para impedir que uma não-conformidade identificada volte a ocorrer, eliminando a sua causa.
Ação Preventiva é feita para prevenir a ocorrência de uma potencial não-conformidade ou situação não desejada, eliminando a sua causa.
Sistema de envio de não-conformidades
Acessar o ícone DocNix na intranet (o mesmo citado anteriormente) e após abrir a página, clicar no módulo DocAction 6.0. Na barra ações clicar em criar ocorrência.
- Registre a ocorrência com a maior quantidade possível de informações, para melhor tratamento.
- Autor confidencial: o autor deverá, no final da descrição, colocar seu nome, ramal e BIP. Esses dados serão mantidos em sigilo pelo setor da Qualidade.
Por que registrar?
- Para ter melhoria no cuidado ao paciente;
- Para aumentar o conhecimento sobre não-conformidades, suas causas e tratamento
- Para reduzir a possibilidade de ocorrer a mesma não-conformidade no futuro;
- Para promover a melhoria contínua dos processos.
Oportunidade de melhoria
A não-conformidade mostra que existe uma possibilidade de melhorar as ações realizadas. Portanto, é uma oportunidade de melhoria contínua.
Indicadores
Para serem úteis, devem ser produzidos com regularidade, visando à formação de séries temporais e permitindo visualizar as tendências no tempo e nos dados, além de possibilitar comparações internacionais.
Os dados precisam estar disponíveis para um público amplo e de forma acessível.
Definição
- “É uma medida reservada para a descrição ou representação de um dado evento ou fenômeno.”
- “Especificação quantitativa e qualitativa e para medir o alcance de um objetivo.”
Características
- Informativo;
- Confiabilidade;
- Validade;
- Idoneidade;
- Praticidade;
- Comparabilidade.
Mapa de Sucesso
Na página do DocNix clicar no módulo docNix Score Card e acessar na barra de ferramentas o mapa de sucesso. Abrirá uma página com os mapas de várias áreas. Ao clicar sobre o mapa aparecerá um quadro com os indicadores relacionados com a área.
Esse mapa é semelhante a um semáforo: verde (meta cumprida), amarelo (meta não cumprida, mas dentro do limite aceitável) e vermelho (meta não foi atingida).
Exemplos de Indicadores:
- Taxa de mortalidade;
- Indicadores epidemiológicos;
- Anestesia e Centro Cirúrgico;
- EMTN;
- Prontuário de paciente;
- Horas treinamento/funcionário/ano.
O que é Auditoria?
É uma ferramenta para verificar e avaliar se as atividades desenvolvidas nos setores estão atendendo aos requisitos especificados nos diferentes documentos, como Manual da JCI, Legislação, Contratos, Normas, Políticas, Rotinas, Procedimentos e Protocolos (DocNix).
Tipos de Auditoria:
- Externa – conduzida por pessoas que não pertencem à estrutura organizacional da empresa auditada.
- Interna: conduzida por pessoas que pertencem à estrutura organizacional da empresa auditada
Auditoria Interna
- É um processo construtivo, de auxílio à prevenção de problemas e um dos pilares para a manutenção e aprimoramento do Sistema de Gestão da Qualidade, buscando a melhoria contínua.
Auditoria no HCor
- O método de auditoria no HCor segue o padrão da Joint Commission International, por rastreamento (tracer).
O que é feito numa auditoria?
- Levantamento das conformidades e das não-conformidades;
- Apuração dos dados levantados;
- Tomadas de ação corretivas e preventivas;
- Divulgação interna do resultado da auditoria.
Como é feita a auditoria?
- Grupos de pessoas, distribuídas pelos setores, observam se os colaboradores desenvolvem suas atividades de acordo com a padronização do setor e da instituição.
- Todos os setores podem ser auditados.
Programação das Auditorias
As auditorias internas e externas são feitas periodicamente, conforme cronograma elaborado pelo Setor da Qualidade.